Liste des invités de mariage : choses à faire et à ne pas faire que tout couple devrait savoir

Il semble que de nos jours, la plupart des mariages sont considérés comme des mariages à destination. Je me suis mariée à Miami, d’où était originaire toute ma famille, mais la famille de mon mari était comme partout. Nous avons donc probablement reçu 80 % de notre liste d’invités. Même si ce n’était pas sur une île tropicale, c’était quand même un mariage à destination pour la plupart des personnes que nous avons invitées, et cela a influencé presque toutes les décisions que nous avons prises concernant la liste.

L’une des premières choses que vous souhaitez faire lorsque vous planifiez un mariage est de déterminer qui vous souhaitez célébrer avec vous. Cela semble simple jusqu’à ce que vous vous asseyiez avec votre partenaire et deux familles très opiniâtres et que vous essayiez d’obtenir les noms de tout le monde sur une seule feuille de calcul sans vous battre.

Considérez donc ceci comme la liste des invités à faire et à ne pas faire que je partagerais avec n’importe quel couple fiancé, y compris la seule erreur que vous ne pouvez pas reprendre une fois qu’elle est là-bas (celle-là est plus bas, et je l’ai vue exploser plus de vacances que je ne peux compter).

À faire : donnez à la liste plus de temps que vous ne le pensez

Votre nombre d’invités décide de votre lieu, de votre facture de restauration et d’un nombre surprenant de choses par la suite, la liste doit donc être dressée avant de tomber amoureux d’un espace pouvant accueillir 120 personnes alors que vous avez 175 personnes que vous ne pouvez pas imaginer couper. Dans mon Smart Wedding Planner, la rédaction de la liste des invités partage la toute première liste de contrôle avec la définition de votre budget (et elle est finalisée avant la commande des dates). Si vous ne savez pas quel nombre viser, nous l’expliquons dans notre guide sur le nombre de personnes que vous devriez inviter à votre mariage.

Bien que vous puissiez créer une feuille de calcul Excel pour votre liste d’invités, il est beaucoup plus efficace d’utiliser l’un des gestionnaires de liste d’invités proposés par la plupart des sites Web de mariage personnels. Zola et Joy disposent des meilleurs outils, ce qui facilite la collecte des adresses des invités, le suivi des RSVP en ligne, la note des restrictions alimentaires et des plus, ainsi que tout un tas d’autres fonctionnalités intéressantes.

À faire : trier tout le monde en niveaux (même si cela semble un peu impitoyable)

Commencez par une liste A (les personnes sans lesquelles vous ne pouvez pas imaginer vous marier), puis une liste B (vous aimeriez les avoir là-bas), puis une liste C (ce serait bien s’ils venaient mais ils sont les premiers à couper), et soyez honnête sur les noms que vous n’écrivez que par obligation. Personne ne voit jamais ces catégories à part vous deux, et elles rendent chaque décision difficile que vous devrez peut-être prendre plus tard environ dix fois plus facile.

Un commentateur sur Reddit a décrit leur approche de la même manière : « Vous invitez par cercles – invitez d’abord vos deux meilleurs amis, votre famille la plus proche en premier, etc. Un autre couple est devenu encore plus tactique à ce sujet :

« Une grande partie de notre liste B était ce que nous appelions des personnes sur une « pente glissante ». Ce qui signifie que si nous invitions une certaine personne, nous devions en inviter d’autres. Tout était stratégique. »

— via Reddit.com

Gardez à l’esprit : les niveaux ne sont pas seulement une question de proximité. Pensez à ce que ressent chaque personne présente dans la pièce pendant la journée, car un invité qui transforme chaque événement familial en scène peut prendre plus de place que dix invités qui ne font que s’amuser.

Pensez à dresser à l’avance un exemple de liste d’invités plus petite afin de voir à quoi cela pourrait ressembler. De cette façon, si le budget change ou si la salle accueille moins de personnes que vous l’espériez, vous ne partez pas de zéro.

À ne pas faire : dites à quiconque qu’il est (encore) invité

C’est l’erreur que vous ne pouvez pas récupérer. Dans l’excitation qui suit vos fiançailles, il est si facile de dire à un collègue « tu dois être là ! puis réalisez des mois plus tard que votre salle vous limite à 100 et qu’elle n’a pas fait partie de la liste finale. Une fois que quelqu’un croit qu’il est invité, vous avez deux options : payer quand même pour lui ou avoir une conversation douloureusement gênante. Et cette maladresse va dans les deux sens. Un invité sur Reddit a décrit avoir obtenu un save the date sans invitation à suivre : « Je devais juste faire le ‘hé, c’est vraiment gênant, mais je voulais juste vérifier si j’étais toujours invité ? C’est juste pour que je puisse réserver un congé, ils ont besoin d’un préavis x.' »

« Vous ne pouvez pas désinviter des gens. C’est impoli. Sans vouloir paraître dur, mais il était de votre responsabilité de fixer des limites sur la liste des invités avant que quoi que ce soit ne soit publié. Le bon côté des choses, c’est que ces personnes sont souvent d’excellents cadeaux avec un faible taux de participation. »

— via Reddit.com

La même règle s’applique pour sauvegarder les dates, qui sont la promesse qu’une invitation arrive. Attendez que la liste soit définitive et que le lieu soit réservé avant d’envoyer quoi que ce soit, et consultez notre chronologie de sauvegarde mois par mois afin de savoir quand la « finale » doit avoir lieu. Et si la nouvelle se répand de toute façon et que de plus en plus de personnes commencent à supposer qu’elles viennent, nous avons un guide complet pour empêcher les invités non invités de se présenter à votre mariage.

Faites : faites un budget comme si chaque personne arrivait

TOUJOURS partir du principe que 100 % de vos invités viennent. Au fur et à mesure que les RSVP commencent à arriver et que le nombre diminue, vous pouvez alors décider si vous souhaitez envoyer des invitations supplémentaires, économiser la différence ou consacrer cet argent budgétisé à un mariage supplémentaire (comme un photomaton ou une collation de fin de soirée), comme le recommande l’organisatrice de mariage Brooke Avishay d’Orange Blossom Special Events.

Est-ce que tout le monde viendra ? Certainement pas. Lorsque j’ai interviewé la propriétaire du lieu, Maria Erickson de Walden Chicago pour mon Smart Wedding Planner, elle m’a raconté ce qu’elle avait observé lors de centaines de mariages : « En général, si vous prévoyez d’inviter environ 200 invités, 15 à 20 % d’entre eux répondraient non. Vous préférez donc pécher par excès de légèreté. » Les baisses sont tristes, mais elles sont aussi une belle surprise pour votre budget. C’est en comptant sur eux que les couples finissent par dépasser la capacité de la salle, car, comme l’a dit une mariée sur Reddit une semaine après son mariage, « les personnes qui refusent ne vous le diront pas avant la date de réponse ».

À ne pas faire : comptez sur la liste B pour vous sauver

Une liste B peut fonctionner, mais le timing est rarement efficace. Les invitations sont envoyées six à dix semaines avant le mariage, et la plupart des refus arrivent à la date limite, ce qui vous laisse environ une semaine pour inviter quelqu’un sans indiquer clairement qu’il s’agit d’un choix de deuxième tour.

« Nous avons fait deux listes et avons fini par voir 20 % de notre liste A décliner. J’aurais aimé que nous ayons simplement invité des personnes des deux listes lorsque nous avons envoyé des dates réservées. Une fois la date limite de réponse arrivée, il était trop tard et toutes les personnes de la liste B ont refusé. »

— via Reddit.com

Certains couples sautent complètement le deuxième tour. « Nous n’avions pas de liste B. Si nous voulions quelqu’un là-bas, nous l’invitions en premier lieu », a expliqué un intervenant. Si vous en utilisez un, gardez les tours rapprochés et gardez-le silencieux. Ou, comme l’a conseillé un autre commentateur de Reddit : « N’envoyez simplement pas d’e-mails en masse avec « À la liste B » dans la ligne d’objet et tout devrait bien se passer. MDR.

À faire : savoir ce que coûte un nom sur la liste

C’est peut-être la recommandation la plus évidente (et la plus ennuyeuse), mais le moyen le plus simple d’économiser 1 000 $ sur votre mariage est d’inviter 10 personnes de moins si vous payez 100 $ par personne. Lorsque vous commencez à considérer votre liste d’invités en tant que coût par personne, cela devient beaucoup plus facile à réduire. Et selon l’étude la plus récente de The Knot, la moyenne nationale est désormais de 292 $ par invité, donc pour de nombreux couples, ce calcul est plus proche de 3 000 $.

Chaque nom se répercute également sur vos locations, vos fleurs, vos faveurs et votre facture de bar, pas seulement sur la restauration. Si le total vous fait peur, commencez par nos 5 façons de réduire votre liste d’invités à votre mariage avant de commencer à réduire les choses qui vous tiennent à cœur, comme les heures d’ouverture de votre photographe.

Vérification des numéros : même votre piste de danse fait partie de la liste des invités. Pour estimer la taille dont vous aurez besoin, divisez votre liste d’invités par 2 (puisque généralement seulement 50 % de vos invités danseront à la fois), puis multipliez ce chiffre par 4,5 pour obtenir la superficie en pieds carrés.

À ne pas faire : faire des coupes (ou des ajouts) sans votre partenaire

La liste vous appartient à tous les deux, et retirer le colocataire de votre fiancé sans lui dire de faire de la place pour le nouveau petit ami de votre cousin est la façon dont un argument sur une feuille de calcul devient un argument relationnel. Chaque ajout et chaque suppression devraient se produire lorsque vous regardez tous les deux le même écran.

Il en va de même pour les parents. Traditionnellement, les parents qui contribuent financièrement reçoivent plus d’invitations (nous décomposons toute cette conversation en fonction de qui paie quoi lors d’un mariage), alors donnez à chaque ensemble un numéro spécifique au lieu d’une invitation ouverte à réfléchir. Lorsque j’ai interviewé Lizzie Post de l’Emily Post Institute, elle m’a donné mon conseil préféré pour gérer les opinions de chacun sur votre mariage :

« Aimez tout pendant cinq minutes. Soyez prêt à entendre beaucoup d’opinions et restez confiant dans votre capacité à vous en tenir à ce que vous allez faire et qui conviendra à votre mariage. « 

— Lizzie Post, Institut Emily Post

Elle m’a également rappelé que « vous pouvez exprimer vos refus d’une manière qui montre votre gratitude et votre appréciation plutôt que de manière à démolir les gens et à les faire se sentir stupides d’avoir pris la parole ». En d’autres termes, écoutez votre mère parler de son club de lecture, puis dites-lui que le décompte ne le permettra pas et que vous l’aimez pour l’avoir demandé.

À ne pas faire : envoyez quoi que ce soit sans une vraie date RSVP dessus

Votre traiteur, votre société de location et votre papeterie ont tous besoin du décompte final à des dates spécifiques, alors travaillez à rebours à partir de ces délais au lieu de choisir une date RSVP qui semble agréable. Une mariée sur Reddit a partagé le timing qui a fonctionné : « Nous avons fixé notre date limite à environ 30 jours avant le jour du mariage. J’ai donné 2 semaines avant le décompte final comme tampon. Tous nos invités ont répondu avant la date limite, à l’exception de deux personnes que je savais que je devrais pourchasser. »

Une date ferme vous donne également une réponse aimable et non négociable pour chaque demande tardive et surprise plus une. Cette réponse, suggérée par un autre intervenant pour un cousin qui a inventé une date après la date limite, est le modèle que je conserverais :

« Hé, désolé, mais comme la date limite de réponse est passée, nous avons déjà verrouillé notre liste d’invités et nous ne pourrons donc pas accueillir votre invité au mariage. [insert nicety about how you hope he understands and you’re looking forward to seeing him.]»

— via Reddit.com

Attention : traquer les retardataires est un travail que vous pouvez confier à votre demoiselle d’honneur la plus organisée ou à votre mère. Pour tout ce que les invités font avec les cartes-réponses, notre tour d’horizon des erreurs RSVP qui rendent les mariées folles vous fera vous sentir très vu.

À faire : couper la liste sans culpabiliser

Notre règle générale est que si nous n’avons pas rencontré quelqu’un en personne, il n’est pas invité. Et à moins qu’il ne s’agisse d’un ami d’enfance ou d’un membre de la famille, si vous ne leur avez pas parlé depuis quelques années, ils ne reçoivent pas non plus d’invitation. Enfants? Totalement facultatif ! Assurez-vous simplement de respecter une règle générale (par exemple, seuls les enfants à la fête de mariage sont invités) et comprenez que certains invités avec des enfants ne pourront pas venir à cause de cela. Nous avons un guide complet sur la manière d’organiser un mariage réservé aux adultes si vous penchez pour cette façon.

Quelle que soit la manière dont vous tracez vos lignes, quelqu’un aura des sentiments à leur sujet, et ce n’est pas grave. Les personnes qui vous aiment danseront à votre mariage, qu’il y ait 50 invités ou 250. Une fois la liste établie, notre guide indiquant qui est invité à quel événement de mariage couvre les douches, le dîner de répétition et toutes les autres questions de fête qui viennent ensuite, et mon Smart Wedding Planner a les feuilles de travail que j’ai mentionnées pour partager les comptes avec vos parents. Maintenant, faites cette liste A et n’oubliez pas de ne pas en dire un mot à Thanksgiving.